Zasady udzielania zamówień w ramach EFS Plus

Procedury dotyczące udzielania zamówień zostały opisane w sposób przystępny i szczegółowy w dokumencie „Zasady realizacji projektów w ramach EFS+”. W ramach podrozdziału 1.8 Dokonywanie zamówień w ramach projektu” opisano:

1.8.1 Planowanie zamówień na etapie tworzenia wniosku o dofinansowanie

1.8.2 Wyłączenia z zasady konkurencyjności

1.8.3 Szacowanie wartości zamówienia

1.8.4 Realizacja zamówień w projektach EFS+

1.8.5 Dostępność w zamówieniach publicznych

1.8.6 Naruszenia przepisów dotyczących zasady konkurencyjności oraz ustawy PZP.

Zasady realizacji projektów w ramach EFS+ (PDF 996KB)

UWAGA: Wszelkie pytania dotyczące udzielania zamówień w ramach EFS Plus można kierować na dedykowaną skrzynkę e-mail: baza.efs@pomorskie.eu.

Kontrola zamówień w ramach EFS Plus

Kontrola ex-ante

Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Instytucja Zarządzająca przeprowadzi weryfikację ex-ante dokumentacji dotyczącej udzielania zamówień w ramach projektu zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r oraz w oparciu o procedury zawarte w podrozdziale 3.2 Zasada konkurencyjności Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.

Beneficjent zobowiązany jest do przekazania Instytucji Zarządzającej Wykazu zamówień, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku do regulaminu konkursu (załączony również poniżej), w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie Projektu na adres e-mail: zamowienia.efs@pomorskie.eu.

Wzór wykazu zamówień (DOCX 491KB)

Wykaz zamówień podlega weryfikacji w zakresie zgodności z budżetem projektu tylko w przypadku wyboru projektu do weryfikacji ex-ante dokumentacji dotyczącej udzielania zamówień.

W następnym etapie Beneficjent otrzyma pisemne zawiadomienie o rozpoczęciu kontroli wraz ze wskazaniem zamówienia, które zostanie podane kontroli. Wybór zamówienia odbędzie się na zasadzie osądu eksperckiego co do zasady zamówienie o największej wartości i z najbliższym terminem ogłoszenia. Beneficjent zamieszcza dokumenty dotyczące wskazanego zamówienia pod wskazanym linkiem do konta na dysku Instytucji Zarządzającej. W przypadku projektów partnerskich każdy z Partnerów posiada odrębność finansową, na zasadach analogicznych do jednostek, o których mowa w art. 33 ust. 2 ustawy, a tym samym stanowi odrębny podmiot udzielający zamówień i dokonuje szacowania wartości oraz wyboru procedury udzielania zamówień na zasadach właściwych dla własnego podmiotu i rodzaju zamówienia.

Powyższe zapisy dotyczą Beneficjenta, Partnera, Realizatora projektu oraz Podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków.

Kontrola w zakresie stosowania właściwych procedur dotyczących udzielania zamówień

Kontrole będą prowadzone w formie:

Kontrola dokumentacji w zakresie stosowania właściwych procedur dotyczących udzielania zamówień dotyczy prawidłowości udzielania zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności. W przypadku kontroli dokumentacji weryfikacja będzie podlegała dokumentacja wybranego do kontroli zamówienia zamieszczona na Bazie konkurencyjności BK2021. Pozostałe dokumenty beneficjent będzie zamieszczał pod wskazanym linkiem do konta na dysku Instytucji Kontrolującej .
Kontrola w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta dotyczy prawidłowości udzielania zamówień zgodnie z przepisami ustawy Pzp lub zgodnie z zasadą konkurencyjności. W przypadku gdy projekt realizowany jest w partnerstwie, co do zasady kontrola będzie prowadzona u Beneficjenta, który powinien zapewnić kontrolującym dostęp do całej dokumentacji projektowej (również dokumentacji partnerów). Instytucja Kontrolująca może też zdecydować o przeprowadzeniu czynności kontrolnych u Partnera (np. gdy istnieje wątpliwość co do prawidłowości jego działań w projekcie lub gdy ciężar realizacji projektu spoczywa w znacznym stopniu na Partnerze, tj. Partner udzielał zamówienia. Kontrola realizowana jest na podstawie pisemnego, imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Zakres kontroli zamówień będzie obejmował dokumentację, procedury i czynności, szczegółowo opisane w Rozdziale 1.8 w dokumencie „Zasady realizacji projektów w ramach EFS+”.

Kontrola zamówień nie dotyczy wydatków rozliczanych za pomocą uproszczonych metod.

Naruszenia przepisów dotyczących zasady konkurencyjności oraz ustawy PZP

W przypadku niestosowania lub naruszeń beneficjenta/partnera w realizacji zasady konkurencyjności bądź stosowania ustawy PZP Instytucja Kontrolująca stosuje taryfikator korekt, stanowiący załącznik do Wytycznych w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz zgłaszania nieprawidłowości w ramach programów polityki spójności na lata 2021-2027. Stosowanie taryfikatora wynika z zapisów umowy o dofinansowanie projektu i ma zastosowanie w ramach FEP do wydatków poniesionych z dofinansowania, jak też wkładu własnego.

Wytyczne dotyczące kontroli realizacji programów polityki spójności na lata 2021–2027 (PDF 251KB)

WAŻNE

Preferencje dla podmiotów ekonomii społecznej w zamówieniach finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus – zalecenia dla Beneficjentów/Zamawiających

Zasada ogólna wskazująca na potrzebę preferencji podmiotów ekonomii społecznej w zamówieniach projektowych wynika z Wytycznymi realizacji projektów z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w regionalnych programach na lata 2021–2027, Rozdział 2 pkt 9 (dalej „Wytyczne dotyczące EFS+”):

„9) IZ PR zapewnia, że w projektach współfinansowanych z EFS+ przy udzielaniu zamówień stosowane są preferencje dla PES. Preferencje mogą być realizowane m.in. poprzez:

zobowiązanie beneficjentów do zlecania zadań na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2022 r. poz. 1327, z późn. zm.) lub stosowania innych przewidzianych prawem trybów, w tym z ustawy z dnia 5 sierpnia 2022 r. o ekonomii społecznej czy ustawy z dnia 27 kwietnia 2006 r. o spółdzielniach socjalnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 2085, z późn. zm.);
b) zobowiązanie beneficjentów do zlecania zadań na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710, z późn. zm.) z wykorzystaniem klauzul społecznych”.

Podmioty ekonomii społecznej

Podmioty ekonomii społecznej, tj. grupa podmiotów, której szeroką definicję wskazano w art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2022 r. o ekonomii społecznej (np. spółdzielnie socjalne, warsztat terapii zajęciowej, centrum integracji społecznej). Przedsiębiorstwa społeczne (PS) stanowią natomiast węższą grupę z ww. podmiotów, które po spełnieniu przesłanek wskazanych w art. 3, art. 4 ust. 1, art. 5 oraz art. 7-9 ustawy z dnia 5 sierpnia 2022 r. o ekonomii społecznej (Dz. U. z 2024 r., poz. 113) uzyskują właściwy status, o którym mowa w art. 12 tejże ustawy. Oznacza to, że tworząc preferencje dla PES w postępowaniach o udzielenie zamówień, można uwzględnić udział nie tylko PS, ale także szersze spektrum pozostałych organizacji społecznych spełniających definicję ustawową, wraz z m.in. podmiotami reintegracyjnymi, fundacjami, stowarzyszeniami, a także np. spółkami non profit.

Preferencje dla PES przy zlecaniu zadań zgodnie z przepisami prawa powszechnego, innymi niż ustawa Pzp

Istnieją przepisy prawa powszechnego poza ustawą Pzp, dające beneficjentom możliwość stosowania preferencji dla PES przy zlecaniu usług. Beneficjenci powinni być natomiast świadomi wyboru właściwego rozwiązania, przed rozpoczęciem przygotowań do wyboru wykonawcy. Realizacja preferencji w zamówieniach poza ustawą Pzp, może być osiągnięta zgodnie z następującymi przepisami:

art. 26 ustawy o ekonomii społecznej z dnia 5 sierpnia 2022 r. (Dz. U. z 2024 r., poz. 113), który daje możliwość jednostkom sektora finansów publicznych skierowania oferty wyłącznie do przedsiębiorstw społecznych w przypadku postępowań, do których nie stosuje się ustawy Pzp;
art. 15a ustawy o spółdzielniach socjalnych z dnia 28 kwietnia 2006 r. (Dz.U. z 2023 poz. 802), który daje podobną jak art. 26 ustawy o ekonomii społecznej podstawę do udzielenia zamówienia przez jednostkę sektora finansów publicznych wyłącznie spółdzielniom socjalnym, które również są w katalogu PES;
art. 11 ust. 1 pkt. 2 oraz ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 (Dz.U. z 2023 r. poz. 571), który daje możliwość powierzenia zadań publicznych przez jednostki sektora finansów publicznych m.in. organizacjom pozarządowym.

Wyżej wymienione przepisy prawa zawierają odpowiednie instrumenty zlecania zadań, mające zastosowanie do podmiotów ekonomii społecznej.

Te rozwiązania konsekwentnie uwzględniono w przepisach Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków 2021-2027 (dalej: „Wytyczne kwalifikowalności”). Dzięki temu możliwe jest wyłączenie tych postępowań z reżimu zasady konkurencyjności, zgodnie z przepisami w sekcji 3.2.1, pkt 1 lit d).

Preferencje dla PES przy zlecaniu usług zgodnie z ustawą Pzp

Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi EFS+ stosowanie preferencji dla PES w przypadku trybów wynikających z ustawy Pzp może się odbywać poprzez wykorzystanie klauzul społecznych.

Klauzule społeczne nie są instrumentem ukierunkowanym wyłącznie na wsparcie konkretnego rodzaju podmiotów (w tym przypadku podmiotów ekonomii społecznej), natomiast są jednym z instrumentów mogących wspierać rozwój sektora ekonomii społecznej.

Głównymi rodzajami klauzul społecznych, które powinny być brane pod uwagę w realizacji zamówień, szczególnie dotyczących usług społecznych, są:

w art. 94 ustawy Pzp, dający możliwość zastrzeżenia ubiegania się o zamówienie wyłącznie dla wykonawców mających status zakładu pracy chronionej, spółdzielni socjalnych oraz inni wykonawców, których głównym celem lub głównym celem działalności ich wyodrębnionych organizacyjnie jednostek, które będą realizowały zamówienie, jest społeczna i zawodowa integracja osób społecznie marginalizowanych, a wskaźnik zatrudnienia osób z tych grup wynosi minimum 30%;
w art. 361 ustawy Pzp, dający możliwość zastrzeżenia zamówienia na wybrane i enumeratywnie wskazane w tym artykule usługi społeczne, zdrowotne i kulturalne wyłącznie dla wykonawców między innymi niedziałających dla zysku, posiadających spółdzielczą formę zarządzania oraz prowadzących działalność mająca na celu realizację zadań w zakresie użyteczności publicznej, związanej ze świadczeniem tych usług oraz społeczną i zawodową integracją osób zagrożonych wykluczeniem społecznym;

Jest to kolejny szczególny instrument pozwalający na zastrzeganie zamówień publicznych dla określonego grona wykonawców spełniających warunki, o których mowa w tym przepisie. Dodatkowo przedmiot zamówienia musi dotyczyć wybranych rodzajów usług (m.in. społecznych i zdrowotnych), których rodzaje doprecyzowano przy użyciu wybranych kodów CPV. Łączne wypełnienie tych warunków o charakterze podmiotowym i przedmiotowym daje zamawiającemu możliwość zastrzeżenia zamówienia oraz, w określonym przypadku, przeprowadzenia postępowania z wykorzystaniem uproszczonych procedur na podstawie art. 360 ustawy Pzp.

Rozważając zastosowanie powyższych rozwiązań należy pamiętać, że nakładają one dodatkowe ograniczenia o charakterze podmiotowym w dostępie do zamówienia przez potencjalnych wykonawców. Stosując je należy wziąć pod uwagę sytuację na danym rynku produktów lub usług i związaną z tym możliwość wykonania określonego rodzaju zamówienia (także rozstrzygnięcia postępowania).

Aspekty społeczne

W przypadku pozostałych rodzajów zamówień finansowanych w ramach projektów EFS+ zasadne będzie wykorzystanie innych dodatkowo możliwych rozwiązań, charakteryzujących również zamówienia społecznie odpowiedzialne oraz służące m.in. integracji zawodowej osób zagrożonych wykluczeniem społecznym. Ponadto, unijne oraz krajowe przepisy pozwalają na stosowanie tzw. aspektów społecznych praktycznie na każdym etapie procesu udzielenia zamówienia, począwszy od definicji przedmiotu i określenia jego specyfikacji, tworzenia kryteriów oceny ofert, kończąc na obowiązku weryfikacji rażąco niskiej ceny. W przypadku określenia warunków przedmiotu zamówienia, podstawę tego rozwiązania stanowi:

art. 96 ustawy Pzp wskazujący na możliwość zastosowania innych wymagań związanych z realizacją zamówienia, obejmujących m.in. aspekty społeczne, dotyczące zatrudnienia do realizacji zamówienia osób bezrobotnych, młodocianych, niepełnosprawnych oraz innych osób, o których mowa w ustawie o zatrudnieniu socjalnym;

Należy także pamiętać, że w ustawie Pzp przewidziano możliwość zastosowania kryteriów jakościowych, poświęconych m.in. aspektom społecznym.

art. 242 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp, zgodnie z którym kryteria oceny ofert są kolejnym narzędziem umożliwiającym zastosowanie aspektów społecznych w zamówieniach. Oprócz wcześniej wskazanych wymogów warunkujących możliwość przystąpienia do realizacji zamówienia, to narzędzie umożliwia wybór najkorzystniejszej pod danym względem oferty, na etapie oceny wszystkich złożonych ofert.

Preferencje w zamówieniach realizowanych w ramach zasady konkurencyjności

W przypadku postępowań realizowanych zgodnie z zasadą konkurencyjności, o której mowa w Wytycznych kwalifikowalności, analogiczne rozwiązanie przewidziano w formie kryteriów oceny ofert, które odnoszą się również m.in. do aspektów społecznych, zgodnie z wymogiem określonym w sekcji 3.2.2 pkt. 17 lit. a:

„17)Kryteria oceny ofert, oprócz ceny lub kosztu, mogą obejmować: a) jakość, w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne, dostępność, projektowanie dla wszystkich użytkowników, aspekty społeczne, środowiskowe i innowacyjne…”

Opisana powyżej interpretacja może być stosowana w zamówieniach realizowanych w trybie zasady konkurencyjności, umożliwiając tym samym spełnienie właściwego warunku Wytycznych dotyczących EFS+.

Jednocześnie należy pamiętać, że kryteria nie mogą odnosić się do właściwości podmiotu, zgodnie z Wytycznymi kwalifikowalności, o czym mowa w pkt 18 sekcji 3.2.2. a także pamiętać, że w ogólnych przepisach poświęconych zasadzie konkurencyjności, tj. w rozdziale 3.2 pkt. 2 Wytycznych kwalifikowalności, zobowiązano beneficjenta do udzielania zamówień zapewniających uzyskiwanie najlepszych efektów, w tym m.in. efektów społecznych, o ile jest to możliwe w danym zamówieniu.

Instytucja Zarządzająca przypomina również o obowiązku obu stron umowy o dofinansowanie do podejmowania działań ukierunkowanych na możliwość osiągania efektów społecznych w zamówieniach finansowanych z EFS+. Niemniej ostateczna decyzja dotycząca rodzaju preferencji, podobnie jak realizacja całego postępowania, w tym wyboru właściwego trybu, leży w gestii beneficjenta (zamawiającego).