Pragniemy  przypomnieć naszym beneficjentom, z którymi zostały podpisane umowy w ramach działania 11.4. Ochrona różnorodności biologicznej w ramach RPO WP 2014-2020, o przysłaniu przygotowanych zamówień publicznych do kontroli ex-ante.

Zgodnie z postanowieniami zawartej umowy, Beneficjent po przygotowaniu  zamówienia publicznego zgodnie z procedurą opisaną w Artykule 10 Umowy o dofinansowanie,  jest każdorazowo zobowiązany do przekazania Instytucji Zarządzającej bez wezwania niezbędnej dokumentacji, a w szczególności:

1) treści ogłoszenia o zamówieniu publicznym, ogłoszenia o zmianie ogłoszenia oraz SIWZ wraz z załącznikami – przed ich opublikowaniem;

2) ofert, protokołu zamówienia publicznego wraz z załącznikami oraz umowy z wykonawcą – niezwłocznie po zawarciu umowy z wykonawcą;

3) umowy na roboty dodatkowe, uzupełniające – niezwłocznie po jej zawarciu z wykonawcą;

4) dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków zgodnie z zasadą konkurencyjności – jeśli zasada ta będzie miała zastosowanie w danym przypadku.

Sposób wysyłania dokumentów oraz szczegółowy opis niezbędnych dokumentów znajdują się w  Artykule 10 [udzielanie zamówień publicznych] podpisanej umowy o dofinansowanie oraz w podrozdziale 3.9.4 w dokumencie Zasady Wdrażania RPO WP 2014-2020.

Kontrola ex-ante ma charakter prewencyjny, jej celem jest zidentyfikowanie ewentualnych naruszeń jeszcze przed zaciągnięciem zobowiązań i zapobieżenie podpisaniu umowy z wykonawcą/usługodawcą, która w świetle przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych byłaby nieważna z mocy prawa. Kontrola ta może być przeprowadzona przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu, jak i po podpisaniu tejże umowy. Weryfikacja dokumentacji związanej z przeprowadzeniem zamówienia publicznego przed zawarciem przez beneficjenta umowy z wykonawcą/usługodawcą odbywa się w siedzibie instytucji kontrolującej („on the desk”). Ustalenia kontroli nie zwalniają wnioskodawcy/beneficjenta z obowiązku dokonania zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi i unijnego dot. udzielania zamówień publicznych.